Mucha gente realiza varias tareas a la vez y, sin darse cuenta, acaba siendo menos eficiente.

El monitor del ordenador abierto con doce ventanas, el teléfono vibrando, una reunión por videollamada en una esquina, un correo a medio redactar en la otra. Saltamos de una cosa a otra con esa sensación extraña de estar a la vez en todas partes y en ninguna.

Un martes por la mañana, en una oficina diáfana demasiado iluminada, una mujer escribe un mensaje en Slack, responde a un correo urgente, asiente en una reunión de Zoom y echa un vistazo al móvil apoyado junto al teclado. Parpadea, respira hondo, da un sorbo a un café frío y vuelve a empezar el mismo ballet. A las 11, tiene la impresión de haber corrido una maratón… sin haber terminado realmente nada.

No es pereza. Es multitarea. Y es exactamente así como mucha gente se ralentiza sin darse cuenta.

El falso superpoder de la multitarea

En las oficinas, los cafés de coworking, incluso al volante en un semáforo en rojo, se ve por todas partes la misma escena: gente haciendo malabares. Tres conversaciones en paralelo, un ojo en las notificaciones, otro en una hoja de Excel, el oído en un pódcast de “productividad”. Da la impresión de un cerebro ultraentrenado, casi sobrehumano.

En realidad, la mayoría de las veces no estamos haciendo malabares. Estamos dejando caer cosas. Se nos caen tareas sin darnos cuenta. El cerebro salta de una tarea a otra como un interruptor que hace clic sin parar. Nos contamos que ahorramos tiempo, cuando en realidad lo estamos troceando en pedacitos diminutos e inutilizables.

La ilusión es esa sensación de velocidad. La realidad es un freno de mano discreto tirado todo el rato.

Mira a un estudiante la noche antes de un examen. Repasa un capítulo, echa un vistazo a TikTok, responde a un mensaje, vuelve a sus apuntes y luego abre Google para “solo comprobar una cosa”. Veinte minutos después, ha leído la mitad de una página, pero también ha visto tres vídeos de perros, ha respondido a ocho mensajes y ha olvidado lo que se suponía que tenía que memorizar.

Los estudios confirman lo que siente sin saber ponerle palabras. Investigadores de la Universidad de Stanford mostraron que los grandes multitarea se concentran peor, memorizan menos y se distraen con más facilidad que quienes hacen una cosa cada vez. Incluso cuando se les evalúa con tareas sencillas, su rendimiento baja.

Es como intentar hacer un puzle sobre una mesa que alguien sacude cada cinco segundos. Las piezas están ahí, la imagen es posible, pero pasas el tiempo recogiéndolas del suelo.

Desde un punto de vista neurológico, la multitarea casi no existe. El cerebro no ejecuta dos tareas cognitivas complejas en paralelo: alterna muy rápido. Ese ir y venir tiene un coste: cada cambio de tarea exige un reajuste mental. ¿Por dónde iba? ¿Qué estaba haciendo? ¿Por qué está abierto este archivo? Ese pequeño “tiempo de reinicio” se repite en cada cambio y acaba mordiendo una parte enorme del día.

A eso se le llama switching cost (coste de cambio). No se ve, pero se nota: esa fatiga rara a las 15:00 cuando, en realidad, no has producido gran cosa. Y cuanto más distintas son las tareas, más sube ese coste. Pasar de un documento creativo a un correo administrativo, y luego a una conversación por WhatsApp, es como cambiar de idioma cada dos minutos.

La consecuencia es insidiosa. Terminas el día con la sensación de haber estado ahogado de trabajo, cuando en realidad has estado ahogado de interrupciones.

La micro-monotarea, ese gesto discreto que lo cambia todo

Existe una forma sencilla de recuperar el control, casi demasiado sencilla como para creérsela: la micro-monotarea. La idea no es convertirse en un monje zen desconectado del mundo, sino crear burbujas de 10, 15 o 25 minutos en las que solo existe una cosa. Una.

Elegir una sola acción clara: “Escribir la introducción del informe”, “Responder los correos de clientes”, “Revisar la presentación”. Poner un temporizador. Cerrar las demás pestañas, dar la vuelta al móvil, cortar las notificaciones solo durante ese rato. Durante esos minutos, todo lo demás puede esperar. De verdad.

Al final del tiempo, tienes algo concreto delante. Un bloque de trabajo terminado. Al cerebro le encanta eso.

Mucha gente intenta “hacer multitarea” con el móvil a la vista sobre la mesa. El simple hecho de ver que la pantalla se enciende basta para partir la concentración, aunque no abras la notificación. Es duro, pero está demostrado. Cuando mantienes todas las puertas abiertas, ya no sabes en qué habitación vives.

Un gesto eficaz: programar franjas de notificaciones. Por ejemplo, 10 minutos al inicio de cada hora para mirar WhatsApp, Slack, correo y redes. El resto del tiempo, todo en silencio. No apagas la vida social: simplemente la colocas en momentos concretos del día.

Seamos honestos: nadie hace esto perfecto todos los días. A veces caemos, reabrimos Instagram, vamos a ver los avisos. No pasa nada. El objetivo no es la pureza, sino el ratio. Un poco más de tiempo concentrado, un poco menos de dispersión. Ya cambia el ritmo del día.

“La multitarea es como intentar comerte tres comidas a la vez: acabas lleno, pero ya no recuerdas lo que de verdad has saboreado.”

Para hacer todo esto más concreto, puede ayudar un pequeño marco visual. No hacen falta herramientas complicadas ni apps milagrosas. Un simple esquema mental, o incluso un post-it en el escritorio, basta para recordar las reglas del juego:

• 1 solo objetivo claro para los próximos 20 minutos
• Pestañas cerradas salvo las que sirvan para ese objetivo
• Móvil fuera de la vista, no solo en silencio
• Una mini pausa de 2 minutos entre dos bloques

Con el tiempo, estos bloques se convierten en un ritmo de fondo. Una especie de respiración lenta en medio del ruido general. Ahí es cuando la sensación de saturación empieza a transformarse en un cansancio más sano: el de haber avanzado de verdad.

¿Y si dejaras de “ganar tiempo”… para recuperarlo?

Esta manera de hacer multitarea la practica todo el mundo un poco, a veces mucho. Tenemos la impresión de optimizar, de estar “al día”, de responder rápido, de no dejar cosas pendientes. En realidad, nos fabricamos una vida en mosaico, hecha de pequeñas migas de tiempo rotas. Luego nos extraña no poder leer un libro, seguir una película sin una segunda pantalla o mantener la concentración en una reunión más de diez minutos.

Cambiar este modo de funcionar no se logra en un fin de semana. No es una app que instalar ni una rutina milagrosa. Es una serie de microdecisiones. La decisión de responder ese mensaje más tarde. La decisión de terminar este párrafo antes de abrir otra pestaña. La decisión de dejar el móvil en otra habitación durante 20 minutos. Decisiones minúsculas, pero repetidas, que reconfiguran el cerebro con suavidad.

La verdadera pregunta quizá no sea: “¿Cómo ahorrar tiempo?”, sino “¿Cómo recuperar un tiempo que tenga forma, textura, continuidad?”. Hacer una cosa detrás de otra no es anticuado ni lento. A veces es la única forma de llevar realmente hasta el final lo que empezamos. Y de volver a sentirnos presentes en lo que hacemos, en lugar de dispersos en diez ventanas distintas.

Punto clave	Detalle	Interés para el lector
La multitarea es un mito	El cerebro alterna rápidamente entre tareas, lo que genera un coste de switching.	Entender mejor por qué te sientes agotado sin ser realmente eficaz.
Las burbujas de monotarea	Crear bloques de 10 a 25 minutos dedicados a una sola actividad.	Avanzar más rápido en lo importante, con menos fatiga mental.
Gestionar las notificaciones	Agrupar estímulos (correos, mensajes, redes) en franjas dedicadas.	Limitar interrupciones invisibles que fragmentan la concentración.

FAQ:

• ¿La multitarea puede ser útil en algunos casos? Sí, para actividades realmente automáticas, como escuchar música mientras doblas la ropa. En cuanto dos tareas exigen pensar, el cerebro empieza a perder eficacia.
  
• ¿Por qué tengo la sensación de trabajar mejor en multitarea? Porque notas la agitación, no el resultado real. El cerebro suele confundir “estar muy solicitado” con “ser productivo”. Los datos cuentan otra historia.
  
• ¿Cuánto debe durar una sesión de monotarea? Puedes empezar con 10 o 15 minutos. La idea no es el rendimiento, sino la regularidad. Cuando te acostumbras, 25 minutos resultan sorprendentemente cómodos.
  
• ¿Hay que cortar todas las notificaciones todo el tiempo? No. Puedes decidir franjas de silencio y franjas de respuesta. Por ejemplo, notificaciones activas en algunos tramos y en silencio en otros.
  
• ¿Y si mi trabajo exige responder muy rápido a los mensajes? Puedes trabajar por ciclos cortos: 20 minutos concentrado, 10 minutos “disponible”. Lo importante es tener momentos reales sin interrupciones, aunque sean breves.